Nieodebrane telefony w gabinecie stomatologicznym i ile kosztują
Nieodebrany telefon w gabinecie stomatologicznym kosztuje tyle, ile przynosi pacjent, który zadzwonił i nie doczekał się odpowiedzi. Nowy pacjent z bólem albo z pytaniem o implant zwykle nie oddzwania, tylko dzwoni do następnego gabinetu z listy. Poniżej prosty sposób, żeby policzyć tę stratę na własnych danych z centrali, oraz trzy sposoby na jej zmniejszenie, od najtańszego do najmocniejszego.
Dlaczego gabinet nie odbiera
Najczęściej nie z zaniedbania. Recepcjonistka prowadzi pacjenta do gabinetu, rozlicza płatność, sprawdza grafik. Lekarz ma zabieg i nie może przerwać. Telefon dzwoni w tym czasie najczęściej rano, w porze lunchu i po 16, czyli wtedy, kiedy ludzie dzwonią do gabinetu przed i po pracy. Brak osoby przy telefonie jest więc strukturalny, a nie jednorazowy.
Najgorzej wygląda to przy nowych pacjentach. Stały pacjent zadzwoni jeszcze raz. Nowy, który szuka dentysty w mieście, ma otwartych kilka gabinetów i bierze ten, który odebrał albo odpisał pierwszy.
Jak policzyć stratę na własnych danych
Potrzebujesz trzech liczb i zajmie to kwadrans.
1. Liczba nieodebranych połączeń w miesiącu. Wyciągnij ją z billingu operatora albo centrali.
2. Odsetek nowych numerów wśród nich. Sprawdź próbkę 30 numerów: ile z nich nie ma w Twojej bazie pacjentów.
3. Średni przychód z nowego pacjenta w pierwszym roku, po kosztach.
Mnożysz pierwszą liczbę przez odsetek nowych, a wynik przez odsetek, który realnie by się umówił. Ten ostatni odsetek ustal ostrożnie, bo część dzwoniących to sprzedawcy i pomyłki. Przykład czysto ilustracyjny: jeśli co miesiąc nie odbierasz 40 połączeń, z czego połowa to nowe numery, a jedna czwarta z nich umówiłaby się na wizytę, tracisz pięciu nowych pacjentów miesięcznie. Pomnóż przez swój przychód na pacjenta i masz kwotę, z którą możesz porównać koszt rozwiązania.
Jeśli nie znasz własnego kosztu pozyskania pacjenta, zacznij od wpisu o koszcie pozyskania pacjenta w gabinecie stomatologicznym.
Trzy sposoby na zmniejszenie straty
1. Zmień godziny przy telefonie
Najtańsze. Zmapuj godziny, w których dzwoni najwięcej osób, i ustaw na nie dyżur przy telefonie, a w pozostałych godzinach recepcja robi zapisy i rozliczenia. Pomaga, ale nie rozwiązuje problemu, gdy w gabinecie jest jedna osoba.
2. Daj pacjentowi inny kanał niż telefon
Wielu nowych pacjentów woli napisać niż dzwonić, szczególnie wieczorem. Jeśli w Twoim profilu jest widżet „Umów wizytę” i formularz zapytania, pacjent zostawia opis sprawy i numer, a recepcja odpowiada rano. W SzukajDentysty plany Klinika i Sieć mają zapytania o wycenę z opisem przypadku oraz widżet na Twoją stronę. Szkic odpowiedzi przygotowuje system, a rejestracja go czyta, poprawia i wysyła.
3. Odbieraj połączenia głosowo przez system
Trzecia droga to asystent głosowy, który odbiera telefon, zadaje pytania i zapisuje zgłoszenie. Jeśli rozważasz takie rozwiązanie, sprawdź, jak działa recepcjonistka AI po polsku i czy rozmowa z pacjentem brzmi dla Ciebie akceptowalnie. To rozwiązanie droższe od pozostałych, więc najpierw policz, ile kosztuje Cię dziś nieodebrane połączenie.
Co zrobić, żeby pacjent w ogóle nie musiał dzwonić
Duża część telefonów to pytania, na które profil mógłby odpowiedzieć: godziny, zakres zabiegów, czy przyjmujecie dzieci, czy macie NFZ, ile kosztuje konsultacja. Gabinet z kompletnym profilem w wyszukiwarce odciąża telefon, bo pacjent przychodzi z gotową odpowiedzią i dzwoni tylko po to, żeby się umówić. Jak założyć taki profil, opisuje strona Dodaj gabinet do wyszukiwarki dentystów.
Najczęstsze pytania
Nie ma jednej liczby, bo zależy od liczby połączeń, odsetka nowych pacjentów i tego, ilu z nich by się umówiło. Policz to na własnych danych metodą z tego wpisu, zamiast opierać się na średnich z cudzych raportów.
Stały pacjent zwykle tak. Nowy pacjent, który szuka dentysty w mieście, najczęściej dzwoni do kolejnego gabinetu. Dlatego największa strata dotyczy nowych numerów.
Nie w pełni, ale odciąża go. Część pacjentów, szczególnie wieczorem, woli napisać opis sprawy i dostać odpowiedź rano.
Wpis ma charakter ogólny. Przykład liczbowy jest ilustracyjny i nie opisuje wyników konkretnego gabinetu.