Koszt pozyskania pacjenta w gabinecie stomatologicznym i jak go policzyć

Do licznika wpisz wszystko, co płacisz za to, żeby pacjent Cię znalazł. To abonamenty w portalach, opłaty za każdego pacjenta lub rezerwację, reklamy w wyszukiwarce i w mediach społecznościowych, a także prowadzenie strony i wizytówki w Google, jeśli ktoś Ci za to fakturuje. Do mianownika wpisz tylko nowych pacjentów, którzy faktycznie przyszli na pierwszą wizytę, nie prośby i nie telefony.

Wzór jest prosty: koszty marketingu w miesiącu podzielone przez liczbę nowych pacjentów w miesiącu. Najczęstszy błąd to liczenie samych kliknięć albo zapytań. Zapytanie bez wizyty nie jest pacjentem, a rachunek za nie i tak dostajesz.

Licz osobno każdy kanał. Jeśli portal A kosztuje 800 zł i przyprowadził 4 osoby, a reklama w wyszukiwarce kosztuje 1 200 zł i przyprowadziła 6, oba kanały kosztują po 200 zł za pacjenta. Dopiero wynik per kanał mówi, co warto zostawić.

Sam koszt pacjenta nic nie mówi, dopóki nie zestawisz go z tym, ile pacjent zostawia w gabinecie. Pacjent na przegląd i higienizację to inny przychód niż pacjent na leczenie kanałowe, koronę albo implant. Dlatego policz średni przychód z pierwszych dwunastu miesięcy od nowego pacjenta, a nie z jednej wizyty.

Przykład na prostych liczbach. Jeśli nowy pacjent zostawia przez rok średnio 900 zł, a pozyskanie kosztowało 200 zł, zostaje 700 zł przed kosztami leczenia. Jeśli tak samo przyprowadzony pacjent kosztuje 450 zł, zostaje 450 zł i margines bezpieczeństwa maleje. Te liczby są tylko ilustracją, w Twoim gabinecie wyjdą inne. Żeby je mieć, wyciągnij z systemu gabinetowego listę pacjentów pierwszorazowych z ostatniego roku i zsumuj ich płatności.

Warto też policzyć, jaka część nowych pacjentów wraca. Pacjent, który przychodzi na kontrolę co pół roku, obniża realny koszt pozyskania, bo ten sam wydatek pracuje przez lata.

W modelu z opłatą za pacjenta koszt rośnie razem z liczbą wizyt. Dobry miesiąc oznacza wyższy rachunek, a przy kilkudziesięciu nowych osobach opłaty za pacjentów mogą przekroczyć sam abonament. Trudno wtedy zaplanować budżet z wyprzedzeniem.

W modelu ze stałym abonamentem rachunek jest ten sam, czy przyjdzie pięciu pacjentów, czy pięćdziesięciu. Koszt pacjenta spada, gdy profil działa dobrze, zamiast rosnąć. Wadą jest ryzyko w drugą stronę: w słabym miesiącu płacisz tyle samo. Dlatego przy abonamencie ważne jest, żeby profil miał cennik, zdjęcia i aktualne godziny, bo to one zamieniają oglądających w telefony.

W SzukajDentysty obowiązuje abonament od 199 zł netto miesięcznie i nie ma opłaty za pacjenta ani prowizji od zabiegów. Pełne zestawienie planów znajdziesz w Cenniku. Jeśli porównujesz to z innym portalem, uczciwe zestawienie opisaliśmy na stronie Alternatywa dla ZnanyLekarz, łącznie z miejscami, w których duży portal ma przewagę.

Załóżmy gabinet, który ma dziś 12 nowych pacjentów miesięcznie z portalu, płaci stałą część 500 zł i 30 zł za każdego pacjenta. Rachunek to 500 zł plus 360 zł, czyli 860 zł, a koszt pacjenta wynosi około 72 zł. Gdy liczba nowych pacjentów wzrośnie do 30, rachunek urośnie do 1 400 zł, a koszt pacjenta spadnie do około 47 zł, ale łączny wydatek jest o 540 zł wyższy.

Przy stałym abonamencie 199 zł netto ten sam gabinet płaci 199 zł w obu scenariuszach. Dla 12 pacjentów koszt to około 17 zł za osobę, dla 30 pacjentów około 7 zł. Liczby opłat są przykładowe, wpisz własne z faktur. Najważniejsze jest to, żeby porównać łączny rachunek, a nie samą stawkę za pacjenta, bo stawka bywa niska, a suma i tak duża.

Kalkulator, w którym wpiszesz własne wartości, jest na stronie Marketing stomatologiczny.

Najtańszy pacjent to ten, który wraca i poleca. Przypominaj o kontroli, ustalaj kolejną wizytę jeszcze przy recepcji i odpowiadaj na prośby o termin tego samego dnia. Szybka odpowiedź często decyduje, czy pacjent w ogóle do Ciebie przyjdzie, bo ten sam człowiek pisze zwykle do kilku gabinetów.

Drugi sposób to profil, który odpowiada na pytanie o cenę. Pacjent szukający implantu albo korony chce znać widełki, zanim zadzwoni. Gabinet, który je pokazuje, dostaje mniej pustych telefonów i więcej osób gotowych na wizytę. Trzeci to pilnowanie kanałów: po kwartale wyłącz ten, który kosztuje więcej niż pacjent jest wart.

Jeśli planujesz szerszy plan promocji gabinetu na cały rok, pomocny bywa gotowy plan marketingowy dla firmy, z którego przepiszesz kanały i budżety do własnego kalendarza.

Abonament wygrywa, gdy liczba nowych pacjentów z portalu jest zmienna i chcesz przewidywalnego budżetu, a także gdy pojedyncze leczenie, na przykład kanałowe, korona albo implant, pokrywa kilka miesięcy opłat. Przegrywa, gdy w gabinecie prawie nikt nie trafia z danego kanału, bo wtedy płacisz za brak wyniku niezależnie od modelu.

Dlatego zacznij od liczenia, a dopiero potem wybieraj plan. Przejmij kartę swojej poradni, uzupełnij cennik i po trzech miesiącach porównaj liczbę próśb o wizytę z kosztem. Nie obiecujemy liczby pacjentów, bo zależy ona od miasta, specjalizacji i jakości profilu. Obiecujemy rachunek, który znasz przed pierwszym pacjentem.

Pacjenci trafiają do Ciebie z wyszukiwarki Dentysta NFZ i ze stron miast, na przykład Dentysta Kraków.

Wartości w przykładach są ilustracją i nie opisują wyników żadnego gabinetu